Πως να αξιοποιήσετε τα επιδοτούμενα προγράμματα, Μέρος ΙI

Στην προηγούμενη ανάρτηση αναφερθήκαμε αναλυτικά στα 4 πρώτα βήματα του 1ου σταδίου αξιοποίησης των επιδοτούμενων προγραμμάτων ΕΣΠΑ που αναφέρεται στην επιλογή του αντικειμένου της επένδυσης.

Στη σημερινή ανάρτηση θα αναλύσουμε τα 3 βήματα του 2ου σταδίου που αναφέρεται στην αίτηση χρηματοδότησης της επένδυσης:

1. Ενημέρωση για επιδοτούμενα προγράμματα: Πηγές πληροφόρησης για την προκήρυξη των επιδοτούμενων προγραμμάτων ΕΣΠΑ αποτελούν όλα τα κλασικά μέσα μαζικής ενημέρωσης: εφημερίδες, περιοδικά, τηλεόραση, ραδιόφωνο, internet, blogs, κλπ. Θα πρέπει όμως να διαχωρίζουμε την πληροφόρηση από την προσπάθεια απόκτησης κοινού των μέσων αυτών. Στις περισσότερες των περιπτώσεων τα μέσα αυτά αναπαράγουν πληροφορίες-απόψεις "οικονομικών συντακτών και/ή οικονομικών συμβούλων" που δεν ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα αρχίζοντας με τη φράση "Σύμφωνα με πληροφορίες......". Τα παραπάνω μέσα μαζικής ενημέρωσης θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο για τη γενική πληροφόρησή μας σχετικά με τα επιδοτούμενα προγράμματα αν δηλαδή έχει προκηρυχθεί ένα πρόγραμμα ή όχι. Συστηματική πληροφόρηση για τις προκηρύξεις επιδοτούμενων προγραμμάτων παρέχει το web site www.espa.gr που αποτελεί την πύλη ενημέρωσης για όλα τα προγράμματα ΕΣΠΑ. Αφού ενημερωθούμε για την ύπαρξη ενός προγράμματος το οποίο φαίνεται ότι καλύπτει τις ανάγκες μας θα πρέπει να ενημερωθούμε αναλυτικά για τους όρους και τις προϋποθέσεις συμμετοχής, τους όρους και τις προϋποθέσεις χρηματοδότησης, τις υποχρεώσεις υλοποίησης, τις επιδοτούμενες δαπάνες κλπ. Τέτοιου είδους ενημέρωση μπορούμε να λάβουμε από τα γραφεία ενημέρωσης των κατά τόπους επιμελητηρίων, των ΟΤΑ, κλπ, από web sites συμβούλων επιχειρήσεων που ασχολούνται με τα επιδοτούμενα προγράμματα, από το web site www.espa.gr, από τα web sites των ενδιάμεσων φορέων προκήρυξης κλπ. Επίσης σύντομη ενημέρωση μπορούμε να λάβουμε και τηλεφωνικά από συμβούλους επιχειρήσεων που ασχολούνται με τα επιδοτούμενα προγράμματα, από τα γραφεία ενημέρωσης επενδυτών των επιμελητηρίων, των ΟΤΑ, κλπ.
2. Επιλογή εξωτερικού συμβούλου για την υποβολή της αίτησης χρηματοδότησης: Η επιλογή εξωτερικού συμβούλου για την υποβολή της αίτησης χρηματοδότησης είναι το επόμενο βήμα μετά τη γενική ενημέρωση για το πρόγραμμα που μας ενδιαφέρει. Πριν ξεκινήσουμε την έρευνα για την επιλογή του εξωτερικού συμβούλου θα πρέπει να αποφασίσουμε τα κριτήρια επιλογής και τη βαρύτητα που έχει κάθε κριτήριο στη συνολική αξιολόγησή μας. Πιθανά κριτήρια μπορεί να είναι η εμπειρία στο αντικείμενο, η ποιότητα και η πληρότητα της ενημέρωσης για το πρόγραμμα, οι συστάσεις από φίλους, συγγενείς, συνεργάτες, πελάτες, προμηθευτές, κλπ, η εικόνα-εντύπωση-φήμη εταιρίας και στελεχών, η αμοιβή και ο τρόπος καταβολής, η μεθοδολογία συνεργασίας σε όλα τα στάδια, κλπ. Οι συντελεστές βαρύτητας θα καθοριστούν από εσάς. Η επιλογή του εξωτερικού συμβούλου προτείνεται να γίνει σε στάδια:  Το πρώτο στάδιο είναι η δημιουργία μίας λίστας υποψήφιων συμβούλων. Αυτή μπορεί να δημιουργηθεί από συστάσεις φίλων, αναζήτηση μέσω internet, μητρώα εγκεκριμένων συμβούλων από επιμελητήρια, αναπτυξιακές εταιρίες, κλπ. Το δεύτερο στάδιο είναι η οριστικοποίηση της λίστας. Μέσα από εταιρικά web site ή συζητήσεις με τους φίλους, γνωστούς κλπ που μας έκαναν τις συστάσεις κάνουμε μια πρώτη προαξιολόγηση-προεπιλογή με βάση τα προαναφερθέντα κριτήρια και δημιουργούμε μία λίστα με 2-4 υποψηφίους στους οποίους θα απευθυνθούμε. Το τρίτο στάδιο είναι η δημιουργία του ερωτηματολογίου για τη διενέργεια των συναντήσεων. Καταγράφουμε τα θέματα για τα οποία θα ζητήσουμε ενημέρωση ώστε η αξιολόγηση όλων των υποψηφίων συμβούλων να είναι όσο το δυνατό κοινή και αντικειμενική. Θέματα ενδιαφέροντος μεταξύ άλλων είναι οι όροι και οι προϋποθέσεις συμμετοχής στο πρόγραμμα, οι ανάλυση των επιδοτούμενων δαπανών και οι σχετικοί περιορισμοί, οι υποχρεώσεις που αναλαμβάνει ο επενδυτής, τα κριτήρια βαθμολόγησης και η διαδικασία αξιολόγησης των προτάσεων που θα υποβληθούν, η μεθοδολογία και ο τρόπος συνεργασίας συμβούλου-επενδυτή, η διαδικασία λήψης της επιδότησης, η αμοιβή του συμβούλου και ο τρόπος καταβολής της, η εμπειρία του συμβούλου, κλπ. Το τέταρτο στάδιο είναι η διενέργεια των επαφών-συναντήσεων και η καταγραφή της αξιολόγησης. Επικοινωνούμε με τους υπευθύνους των υποψήφιων συμβούλων και πραγματοποιούμε συναντήσεις με τα αρμόδια στελέχη που είναι υπεύθυνα για το πρόγραμμα γιατί θέλουμε να αξιολογήσουμε αυτόν που θα συνεργαστεί μαζί μας. Επιδιώκουμε να πάρουμε απαντήσεις στα θέματα που έχουμε καταγράψει και μετά το τέλος της κάθε συνάντησης αξιολογούμε το σύμβουλο για κάθε κριτήριο αξιολόγησης που έχουμε επιλέξει. Με την ολοκλήρωση όλων των συναντήσεων κάνουμε συγκριτική αξιολόγηση όλων των υποψηφίων και αποφασίζουμε να συνεργαστούμε με αυτόν που συγκεντρώνει την υψηλότερη βαθμολογία. Το πέμπτο στάδιο είναι η οριστικοποίηση της συνεργασίας. Επικοινωνούμε με τον σύμβουλο που έχει συγκεντρώσει την υψηλότερη βαθμολογία και προσπαθούμε αν είναι δυνατό να πετύχουμε καλύτερη οικονομική συμφωνία και οριστικοποιούμε τη συμφωνία συνεργασίας.
3. Σύνταξη οικονομοτεχνικής μελέτης και υποβολή φακέλου χρηματοδότησης: Μετά την επιλογή του εξωτερικού συμβούλου στον οποίον θα αναθέσουμε τη σύνταξη της οικονομοτεχνικής μελέτης και τη δημιουργία και υποβολή του επενδυτικού φακέλου ξεκινά η μεταξύ μας συνεργασία. Από κοινού καθορίζουμε την ημερομηνία που θα του παραδοθούν όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά και πληροφορίες για τη σύνταξη της οικονομοτεχνικής μελέτης και τη δημιουργία του επενδυτικού φακέλου και την ημερομηνία κατάθεσης του φακέλου. Ο εξωτερικός σύμβουλος μας παραδίδει λίστα δικαιολογητικών και μας καθοδηγεί στη συγκέντρωση των πληροφορικών στοιχείων που είναι απαραίτητα για την σύνταξη της οικονομοτεχνικής μελέτης και των δικαιολογητικών συμμετοχής και τεκμηρίωσης της βαθμολογίας για τη δημιουργία του επενδυτικού φακέλου. Η μεταξύ μας συνεργασία πρέπει να είναι ειλικρινής για να πετύχουμε το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα. Η εμπειρία του εξωτερικού συμβούλου στην σύνταξη και τεκμηρίωση οικονομοτεχνικών μελετών επιδοτούμενων προγραμμάτων και στη δημιουργία επενδυτικών φακέλων είναι καταλυτική για την επίτευξη του κοινού στόχου που είναι η χρηματοδότηση της επενδυτικής πρότασης. 

Το δεύτερο στάδιο είναι κρίσιμο γιατί μια λάθος επιλογή εξωτερικού συμβούλου για την υποβολή αίτησης χρηματοδότησης της επένδυσής μας θα έχει αρνητικές συνέπειες στην υλοποίηση του επιχειρηματικού μας πλάνου. Η επιλογή συμβούλου με βάση μόνο την αμοιβή του και/ή τις "γνωριμίες και δυνατότητές του στους φορείς προκήρυξης" οδηγεί τις περισσότερες φορές σε προβληματική συνεργασία.

Στο σημείο αυτό κρίνεται σκόπιμο να αναφερθεί συνοπτικά η διαδικασία αξιολόγησης των αιτήσεων χρηματοδότησης στα επιδοτούμενα προγράμματα. Μόλις ολοκληρωθεί η υποβολή των επενδυτικών φακέλων, ο φορέας προκήρυξης πραγματοποιεί το πρώτο στάδιο αξιολόγησης που είναι ο έλεγχος πληρότητας τους. Στο στάδιο αυτό ελέγχεται αν στο επενδυτικό φάκελο περιλαμβάνονται όλα τα υποχρεωτικά δικαιολογητικά συμμετοχής όπως καθορίζονται στον οδηγό του προγράμματος και αν αυτά είναι έγκυρα και αποδεκτά. Σε περίπτωση μη ύπαρξης ή μη κάλυψης ενός υποχρεωτικού δικαιολογητικού από τα υποβληθέντα ζητείται εντός καθορισμένου χρονικού διαστήματος να υποβληθούν συμπληρωματικά δικαιολογητικά. Εφ΄ όσον κριθεί ότι ο φάκελος είναι πλήρης, προχωρά στο δεύτερο στάδιο αξιολόγησης που είναι η βαθμολόγησή του από εξωτερικούς βαθμολογητές και ο προσδιορισμός του επιδοτούμενου προϋπολογισμού. Ως βαθμολογική βάση για να θεωρηθεί μία πρόταση αποδεκτή και επιλέξιμη προς χρηματοδότηση λαμβάνεται συνήθως το 50 με άριστα το 100. Υπάρχει ένα μητρώο εγκεκριμένων αξιολογητών που πραγματοποιούν τις αξιολογήσεις. Συγκεντρώνονται σε προκαθορισμένο χώρο χωρίς δυνατότητα επικοινωνίας, τους ανατίθεται με ηλεκτρονικό και τυχαίο τρόπο η αξιολόγηση και βαθμολόγηση προτάσεων και εντός καθορισμένου χρονικού ορίου βαθμολογούν την πρόταση με βάση τα βαθμολογούμενα κριτήρια χρησιμοποιώντας τα δικαιολογητικά τεκμηρίωσης (αποδεχόμενος ή όχι την επάρκειά τους), αξιολογούν την επιλεξιμότητα των δαπανών (αν δηλαδή μπορούν να επιδοτηθούν από το πρόγραμμα) και αποφασίζουν για το επιδοτούμενο ύψος κάθε μίας δαπάνης (το εύλογο της δαπάνης). Κάθε αξιολογητής εξάγει τη βαθμολογία και τον επιδοτούμενο προϋπολογισμό και έχει τη δυνατότητα, τεκμηριωμένα, να μην λάβει υπ΄ όψιν του δικαιολογητικά τεκμηρίωσης βαθμολογίας και να απορρίψει ή να περικόψει επενδυτικές δαπάνες. Κάθε πρόταση αξιολογείται από 2 αξιολογητές-βαθμολογητές και η τελική βαθμολογία και ο τελικός επιδοτούμενος προϋπολογισμός της προκύπτει από το μέσο όρο των βαθμολογιών και των προϋπολογισμών των 2 αξιολογητών. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας της βαθμολόγησης ξεκινά το τρίτο στάδιο της αξιολόγησης που είναι η οριστικοποίηση των βαθμολογιών και των προϋπολογισμών των προτάσεων. Συγκροτείται γνωμοδοτική επιτροπή από στελέχη Υπουργείων και ή περιφερειών, εξετάζει τις προτάσεις ανά περιφέρεια και επικυρώνει τη βαθμολογία και τον προϋπολογισμό των προτάσεων του προηγούμενου σταδίου. Η γνωμοδοτική επιτροπή έχει τη δυνατότητα, κατά την κρίση της, να τροποποιήσει τη βαθμολογία και τον προτεινόμενο προϋπολογισμό του δευτέρου σταδίου αξιολόγησης. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας αυτής δημιουργείται ο πίνακας κατάταξης των επενδυτικών προτάσεων με βαθμολογία άνω του 50, από την υψηλότερη προς τη χαμηλότερη βαθμολογία, με αναφορά του επιδοτούμενου προϋπολογισμού και της δημόσιας χρηματοδότησης. Χρηματοδοτούνται οι προτάσεις οι οποίες απαιτούνται για να καλυφθεί η συνολική διαθέσιμη δημόσια χρηματοδότηση ανά περιφέρεια, πχ οι πρώτες 135 προτάσεις. Επίσης ανακοινώνεται ο πίνακας με τις οι απορριφθείσες προτάσεις. Μετά την επίσημη ανακοίνωση των αποτελεσμάτων, παρέχεται η δυνατότητα υποβολής ένστασης-αιτήματος θεραπείας για τυχόν απόρριψη πρότασης, περικοπές προϋπολογισμού, μη επιλεξιμότητα δαπανών, κλπ. 
Στην επόμενη ανάρτηση θα αναλύσουμε τα βήματα του 3ου σταδίου αξιοποίησης των προγραμμάτων ΕΣΠΑ.